语言的问题是，它们常常被错误地理解。词汇的意义不存在于词汇中，而存在于我们这些使用者中。年龄、教育和文化背景是这方面的三个最主要的因素，他们影响着一个人的语言风格以及他对词汇的界定。许多词语都有很多个意思，如英语中FIX的不同含义：将机器固定在底座上（固定）；收买谨慎的成本会计师（给予不正当的待遇）；修理收银机（修理）；准备去商店（准备）；根据加班政策确定我们的职位（确定）；安排约见那名年轻的工程师（安排一次约见）；配有所有的配菜的宴会（配菜）；解决与销售人员的纠纷（赔偿、平息一场争吵）；如果我们完不成配额，我们会陷入困境（不好的处境）；调整产出数据（这样就能令人满意了，弄虚作假）；在见到老板之前整理一下你的头发（整理，使其有秩序）；筹备周五的部门聚餐（准备、烹调）；阉割公司的吉祥狗（阉割）。非熟练员工对许多词语和缩略语不太熟悉。许多词和短语含义模糊（如“他们”，“那东西”，“事情”，“另一部分”，等等）。许多词语对背景不同的人来说，含义也不同。昨天的俚语对于今天的少年人来说可能毫无意义。你必须选择能将你的意思传达给你的目标听众的语言。
另外，部门的分化使得专业人员发展了各自的行话和技术用语。在大型组织中，成员分布的地域也十分分散（有些人甚至在不同国家工作），而每个地区的员工都使用该地特有的术语或习惯用语。
你我可能同说一种语言，但我们在语言的使用上却并不一致。如果我们能知道每个人如何修饰语言，将会极大地减少沟通障碍。问题在于，组织中的成员常常不知道他所接触的其他人与自己的言语风格不同，发送者自认为自己使用的词汇或术语与接收者使用的相同。但这往往是不正确的，而且导致了不少沟通问题。
人们还会在不知不觉中，通过音量、语调、语气、语速、面部表情、手势和身体语言来传达情感和态度。接收者对于他们的感知通常是下意识的，而非刻意的，而且会以自身的情感和态度做出回应。
如果你的音量太大，听众可能会认为你太性急或傲慢专横。相反，音量过低，又难于使人听清。此外，过低的音量可能使听众感到你有些胆怯，紧张，拿不准，或是机密信息。尽量采用适中的音量，不能太高或过低。
音高或称为声音的层次，应自然流露才行之有效。即采用正常的嗓音，使用比平常高或低的嗓音会使讲话极不自然。
还应该根据具体情况来变换语气。例如，经理对一个第三次违规的员工实行纪律时当然要口气严厉。对一个紧张或恐惧的员工应和颜悦色。通常，语气太热情常会显得虚假，员工会厌恶这种明显的虚伪。但语气太冷淡会刺伤人，因而不可走极端。
讲话的语速也至关重要。语速过快，听众难以听懂，并使人感觉说话者十分焦急、胆怯或无暇深谈。然而语速过缓，人们可能认为说话者不熟悉所传达的信息，优柔寡断或焦虑不安。
人们也可以不使用言语进于沟通——这就是通常所说的“非言语沟通”。他们刻意使用标志、手势和身体语言来传达特定的含义。点头意味着：“我同意”或者“听到了”。微笑表示“我很友好”，并希望得到回应的一笑。深情的目光传递出一种邀请。晃拳头表示：“我可不是闹着玩儿的，看你胆敢再惹我”。听者对于非言语沟通给予的关注即使不多于也决不会少于对言语沟通给予的关注。
有时，非言语信息会与发出者的言语信息相抵触，这时所发出的就是一个混合的信息。说话者可能会告诉员工，公司会把他们的福利放在心上，与此同时却在皱着眉、挥着拳头要他们必须遵守某某规则。在混合的信息中，行动通常胜过语言，尤其是当非言语信息为负面时，接收者将对非言语信息表达出的态度和情绪而非说出的话语，做出反应。
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